Manajemen dan Organisasi

Manajemen dan Organisasi

A.  Manajemen

Pengertian dan peranan manajemen:

Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang berbeda tantang manajemen, berikut pengertian

Dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.

Fungsi dan Proses Manajemen:

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen:

∂       George R. Terry

Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.

∂       Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel

Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan conrtolling.

∂       Henry Fayol

Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan controlling

Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas kita dapat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.

a)      Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka    melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:

*        Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.

*        Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.

*        Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakan.

*        Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran.

*        Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus dilakukan.

*        Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:

-  What   : apa tujuan yang hendak dicapai

-  Why    : mengapa hal tersebut perlu dilakukan.

-  Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.

-  When : kapan hal tersebut akan dilakukan

-  Who  : bagaimana cara melakukannya

Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:

a.  Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.

b.  Memusatkan perhatian pada sasaran.

c.  Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif

d.  Memudahkan pengawasan.

e.  Mendorong orang memberikan prestasi.

b)      Pelaksanaan (Actuating)

Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan. Actuating merupakan langkah-langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership).

c)      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling tidak dilakukan tiga proses, yaitu:

·         Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.

·         Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

·         Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi kerja.

Proses Manajemen:

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

a.     Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasimetode untuk mencapai tujuan tersebut.

b.     Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitasmanajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

c.         Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternativedisebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Ciri-Ciri Manajer Profesioanal:

1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.

2. Berpandang jauh kedepan.

3. Berwawasan luas.

4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil

Keterampilan manajemen yang dibutuhkan:

Menurut  Robert  L.Katz :

1.     Keterampilan konseptual (conceptional skill)

2.     Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)

3.     Keterampilan teknis (technical skill)

Menurut  ricky W. Griffin:

1.     Keterampilan manajamen waktu.

2.     Keterampilan membuat keputusan.

B.   Organisasi

Definisi organisasi Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan suatu struktur  dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi pengorganisasian:

a.      Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.

b.      Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah ditetapkan.

c.       Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:

a.      Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.

b.      Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.

c.       Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam melaksanakan tugas.

·         Pentingnya mengenal Organisasi:

a.      Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.

b.      Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Spesialisasi dalam melaksanakan tugas

·         Bentuk-Bentuk Organisasi:

a.      Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.

Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.

b.      Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.

Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja.

c.       Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor

Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi fungsional dan organisasi garis dan staf.

Prinsip-Prinsip Organisasi:

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:

a.      Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

b.      Prinsip Skala Hirarkhi.

c.       Prinsip Kesatuan Perintah.

d.      Prinsip Pendelegasian Wewenang.

e.      Prinsip Pertanggungjawaban.

f.        Prinsip Pembagian Pekerjaan.

g.      Prinsip Rentang Pengendalian.

h.      Prinsip  Fungsional.

i.        Prinsip Pemisahan.

j.        Prinsip Keseimbangan.

k.       Prinsip Fleksibilitas

l.        Prinsip Kepemimpinan.

Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi:

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan factor internal dimana peran para anggotanya sangat berpengaruh terhadap suatu organisasi. Apabila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya maka suatu keberhasilan dapat dicapai. Sedangkan apabila terjadi faktor internal di pengorganisasian tersebut yang bersifat negative maka akan terjadi kegagalan dalam organisasi tesebut.

Referensi:

http://p4hrul.wordpress.com Kamis, 3 November 2011 19:28 WIB